第1章 总 则
第1条为规范管委会系统的人事档案管理，有效地保护和利用好人事档案，根据《中华人民共和国档案法》和有关干部、职工档案管理规定，结合管委会实际，特制订本办法。
第二条 人事档案管理工作，必须严格贯彻执行国家、省、市、有关档案、保密的法律、法规和制度，确保人事档案的完整和安全。
第二章 人事档案管理范围
第三条劳动人事处负责统一管理管委会机关、直属事业单位在编干部职工的人事档案以及所属企业领导班子成员(总经理、副总经理、总经理助理、办公室主任、人事经理、财务经理)的档案;所属企业其他干部职工的人事档案由各企业人事部门管理。严禁私自保存档案。
第四条 干部职工辞职、退职、被辞退、被除名等，其档案原则上转至市人才交流服务中心。
第五条 人事档案管理人员的档案，由劳动人事处处长指定专人保管。
第六条 干部职工出国不归、失踪、死亡后，其档案由劳动人事处封存。
第三章 人事档案收集、鉴别和归档
第七条人事档案要注意收集有关干部职工在工作学习中形成的反映其德、能、勤、绩的材料，并及时归档，不断充实档案内容。收集归档的范围主要包括:
(一)干部职工调配(复转军人安置)、任免、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表(如干部履历表、履历书、职工登记表等)、任免呈报表(包括上报的考察材料等)、鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料、退(离)休审批表和军队复转军人审批表;
(二)录用和聘用干部职工工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部职工合同书、政审(考核)材料、续聘审批表、解聘辞退材料等;
(三)办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料;
(四)参加党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会等会议形成的代表登记表及当选为委员的简历、政绩材料;
(五)办理干部职工工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料;
(六)国民教育、成人教育和干部职工培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩表、毕业登记表、授学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料;
(七)评聘技术职务(职称)工作中形成的技术职务任职资格申报表、技术职务考绩材料、聘任职务的审批表、套改和晋升职务(职称)审批表;
(八)更改姓名、民族、年龄、国籍、加入党派时间，参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料;
(九)党团组织建设中形成的材料;
(十)干部、职工审查工作中形成的材料;
(十一)表彰奖励活动中形成的材料;
(十二)组织上布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定等材料;
(十三)纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定(免予处分的意见)、记过材料、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料、通报批评材料;
(十四)干部职工的创造发明、科研成果、著作、译著、重大有影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等目录;
(十五)体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残，确定残废等级的材料;
(十六)其他可供组织参考的有保存价值的材料。
第八条 对于搜集的材料，必须进行认真的鉴别。属于归档材料必须符合下列要求:
(一)必须是办理完毕的正式文件材料，且系原件(复印件不得为凭);
(二)必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间;
(三)必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章;组织鉴定、审查结论(复查结论)、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字(本人见面后未签字的由组织注明);任免呈报表(包括上报的考察材料)和录用聘用审批表，必须注明批准的机关名称、时间和文号;出国、出境审批表，要注明出国(境)和返回的时间及出国(境)的目的;
(四)档案材料须统一使用十六开规格的办公用纸，且须用钢笔(或毛笔)和碳素墨水(或蓝黑墨水)书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第九条 归档材料的收集方法和程序:
(一)形成人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送劳动人事处归档，所属企业送本企业人事部门归档。
(二) 劳动人事处要经常了解和掌握形成人事档案材料来源的信息，沟通渠道，建立联系制度，及时向形成材料的部门收集应归档的材料。
(三)劳动人事处发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送有关材料或补办有关手续，形成材料的部门应按规定认真办理。
(四) 劳动人事处应根据干部职工的人事任免、工资变动通知，及时将其职务变动和工资变动的情况记载入档案。
第四章 人事档案保管与保护
第十条 对人事档案，应遵循“安全保密、易于查找”的原则进行严密科学的保管。
第十一条人事档案的保管与保护由人事档案管理员负责。要求必须具有较高的政治素质和思想素质，较强的事业心和责任感，必须是中共党员;要求其在工作中能坚持原则，严格按照有关档案管理规章制度办事，不擅自向他人提供档案或泄露档案内容。
第十二条人事档案应放入专用铁皮卷柜内保管，并注意做好防火、防潮、防蛀、防盗、防光和防高温等安全措施。应保持房间内的清洁和适宜温、湿度。
第十三条建立登记和统计制度。认真做好人事档案的转出、转入、借阅、转递、索引登记，每年应全面核对一次人事档案，发现问题及时解决。
第五章 人事档案的查阅、借用与转递
第十四条 因工作需要查阅和借阅人事档案，须遵守下列规定:
(一)查阅单位应填写《查阅人事档案审批表》，并按查阅人事档案的规定办理审批手续。
(二)凡查阅人事档案，利用单位须派中共党员干部二人以上到办综合处查阅。
(三)人事档案一般不外借,如必须借出使用时，要说明理由,经管委会分管领导批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。
(四)任何个人不得借阅和借用本人及其直系亲属的档案。
(五)查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违纪者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。
(六)借阅、查询档案的单位和个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。确因工作需要从档案中取证的须事先获得管委会分管领导批准。
第十五条 干部职工工作调动(或因职务变动调离)后应及时将其人事档案转给新的主管单位。转递档案应遵守下列规定:
(一)人事档案通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部、职工本人自带。
(二)县及相当于县以上的各级党委组织、人事部门，可以直接转递人事档案。市内接转档案要严格按规定执行，无人事权的单位一律不得转接档案。
(三)转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
(四)转递档案必须按统一规定的《人事档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封。
(五)收到档案、经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。
依据作用
由于干部人事档案内容客观地反映干部的各个方面的情况，是干部德、能、勤、绩等情况的综合记录。干部人事档案是组织人事部门全面地考察了解和正确选拔、使用人才的重要依据。
凭证作用
由于干部人事档案收存的材料形成于不同的时间，材料上留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，干部人事档案能为落实干部政策、调整工资级别、解决生活待遇、更改参加革命工作时间、编史修志等有关问题提供重要凭证作用。